Бізнес-процес – це алгоритм послідовних дій персоналу, спрямованих на створення кінцевого продукту.
Налаштування бізнес-процесу допомагає вибудувати послідовний алгоритм дій співробітників.
Основне завдання бізнес-процесу – оптимізація роботи компанії та виконання окремих операцій зокрема.
Бізнес-процес можна порівняти з діями футбольної команди. Першим у гру вступає воротар. Його основне завдання – передати м’яч захисникам. Віддаючи пас, він передає м’яч наступному центру відповідальності. Захисники передають м’яч півзахисникам. Завдання останніх – ухвалити одне швидке тактичне рішення – зіграти на нападників, або повернути м’яч назад та продовжити гру від захисту.
Розглянемо його на прикладі бізнес-процесу підбору персоналу:
1. На першому етапі бізнес-процесу включається директор компанії, який приймає рішення про необхідність підбору того чи іншого співробітника (наприклад, продавця) і дає команду керівнику підрозділу.
2. Той створює заявку з докладним описом того, яким має бути співробітник на дану позицію і які особисті якості, професійні навички він повинен мати. Заявка – це пас, який передається до зони відповідальності Рекрутера.
3. Рекрутер опрацьовує дані заявки, аналізує її, а якщо є коригування — просить внести їх до документа. Наприклад, занизька заробітна плата і на ринку немає людей, які візьмуться працювати на такій посаді за такі гроші.
4. Якщо коригування немає — рекрутер відразу запускає пошук співробітника. Якщо коригування є — керівник вносить свої зміни, і тільки тоді запускається пошук співробітника.
5. Відбір співробітників здійснюється рекрутером шляхом співбесід з кандидатами (оцінка персоналу — це окрема велика тема).
6. Відібрані фіналісти направляються керівнику для проведення фінальних інтерв’ю особисто з нем.
7. Той вивчає:
- Характеристику кандидата
- Відгуки з попереднього місця роботи
- Резюме майбутнього співробітника
- Результати перевірки СБ
- Керівник підрозділу приймає рішення про найм одного з фіналістів (іноді це робить ще й директор) та повідомляє про рішення рекрутеру.
- Далі рекрутер озвучує рішення обраному кандидату.
- І якщо останній приймає оффер, він виходить на роботу.БІЗНЕС ПРОЦЕС РЕКРУТИНГУ ЗАВЕРШЕНО. М’ЯЧ У ВОРОТАХ!
Тобто бізнес-процес існує для того, щоб усі розуміли, як проходять етапи і орієнтувалися хто за що відповідальний. Наявність злагодженого бізнес-процесу дозволяє компанії:
- Працювати правильно і без перебоїв
- Оптимізувати процес роботи
- Підвищити ефективність та результативність
При впровадженні бізнес-процесу:
- Усі учасники знатимуть послідовність своїх дій
- Розумітимуть зону своєї відповідальності
- Співробітники бачитимуть, з якими процесами пов’язані їхні обов’язки
- Співробітники зможуть оцінити особистий внесок та загальний результат виконаної роботи
Які існують помилки при впровадженні бізнес-процесу
Помилка №1:
Сильна процесуальність усередині кожного відділу.
Захисник не повинен мати чіткої інструкції, як і якою ногою він повинен обробляти м’яч, перш ніж передати його півзахиснику. Так само не повинно бути такої сильної процесуальності всередині відділів. Не треба говорити про те, як здійснюються, наприклад, співбесіди; які обов’язкові питання використати; які використовувати критерії оцінки тієї чи іншої якості. Слід розуміти, що рекрутер — професіонал своєї справи, і він виконає своє завдання максимально ефективно.
Помилка №2:
Написання бізнес-процес для галочки.
Бізнес процес робиться для оптимізації роботи в компанії, а не для того, щоб надмірно бюрократизувати всю роботу. Алгоритм існує для того, щоб зробити людям роботу легшою, а не навпаки.
Помилка №3:
Наявність одразу двох центрів відповідальності.
На якомусь етапі може виникнути спокуса, щоб за нього відповідав не один, а два співробітники. Це теж саме, якщо у футболі м’яч вестиме одночасне двоє футболістів. Такого бути не може – м’яч має передаватися від одного футболіста до іншого.
Якщо все підсумувати — важливо розуміти, що бізнес процес прописується, якщо є якась дискомунікація, непорозуміння, складності між підрозділами, коли є ризики та прецеденти. Але якщо у вас налагоджена робота, співробітники розуміють одне одного з півслова — бізнес-процес вам не потрібен.