У власника бізнесу всього дві руки та одна голова. І навіть при великому бажанні він не може виконувати всі необхідні функції сам. Тому в ідеалі власник збирає команду мрії і делегує їй більшість повноважень, залишаючи за собою ключові стратегічні завдання.
Якщо з якоїсь причини він продовжує нести вантаж операційки на своїх плечах — формування стратегії компанії страждає і сам власник грузне в рутині, забуває про особисте життя та ключові питання у бізнесі: “Куди ми йдемо? І як нам туди потрапити?” У результаті власник почувається білкою у колесі.
За допомогою цього матеріалу ви зможете відповісти собі на запитання: “Які завдання варто делегувати своїм співробітникам, а які вирішувати самому?” Ви нарешті зможете звільнити себе від “пожирачів часу”.
Багато керівників не схильні делегувати завдання своїм співробітникам через своє переконання, що співробітники виконають роботу не так добре, як вони самі. Частково вони мають рацію, але, як правило, співробітники можуть виконати те саме завдання не набагато гірше, ніж це зробить сам керівник. Тут важливо, що якщо керівник виконує не пріоритетне завдання самостійно, його часові витрати не виправдані. Краще заощадити час, присвятивши його стратегічним завданням, аніж ідеально виконати задачу низької пріоритетності. Саме для підвищення особистої ефективності, ефективності керівника, і потрібно делегування.
Під час своєї практики коучингу я часто стикаюся із ситуацією, коли власники бізнесу розуміють, що завдання потрібно делегувати, але при цьому самі саботують весь процес. Зазвичай це звʼязано з відсутністю розуміння пріоритетності рішення завдань. Насправді помилкою може бути делегування завдань, які потрібно виконувати самому.
Як визначити свій пріоритет делегування? Для відповіді на це питання є дуже простий розрахунок, який складається із чотирьох коротких кроків. Розрахунок займе у вас лише 10-15 хвилин, залежно від кількості завдань.
Для початку складаємо перелік ваших зон відповідальності – конкретних завдань, які ви виконуєте, з якими ви стикаєтесь на повсякденній основі. Наприклад, ви щодня займаєтеся поштою, або щодня спілкуєтеся з клієнтами та складаєте комерційні пропозиції, займаєтеся планерками з керівниками, контролюєте виконання юристами їхньої роботи тощо. Таких пунктів може бути багато, ми, наприклад, складемо перелік із 4 зон відповідальності.
Ви описали зони відповідальності, тепер визначимо скільки ми витрачаємо на них часу. Наприклад, ви можете працювати з поштою один раз на тиждень протягом 1 години. Тобто ви приділяєте пошті в середньому 12 хвилин на день (60 хв/5 днів = 12 хв).
Розрахунки робимо саме у хвилинах — так нам буде зручно порахувати на наступному етапі.
Визначивши, скільки часу на день ви витрачаєте на кожну зону відповідальності, дайте відповідь на наступне запитання: “Наскільки важливо, щоб це завдання виконували саме ви?”. Оцініть кожну зону відповідальності щодо її важливості за 10-бальною шкалою (важливість виконання саме вами).
Наприклад: “Наскільки важливо, щоб поштою займався саме я? – На 2 бали.”
Крок 4. Визначаємо пріоритет делегування
Після того, як ми визначили параметри часу та важливості по кожній зоні відповідальності, ми зробимо просту арифметичну дію — з максимально можливого ступеня важливості зони відповідальності (10 балів) віднімемо поточну важливість (вашу оцінку важливості завдання) та множимо на час, що витрачається на цю зону відповідальності щодня.
Приклад: Перевірка пошти та відповідь на вхідні листи. Максимально можливий максимум – 10 балів. Віднімаємо з нього поточний рівень важливості – 2 бали. Помножуємо на час – 12 хвилин.
(10-2) * 12 = 96 балів
Підсумкове число говорить про ступінь важливості делегування цієї зони відповідальності. Як бачимо, у нашому випадку,і власнику треба якнайшвидше делегувати взаємодію з клієнтами і не можна делегувати збори з керівниками.
Зона відповідальності, яка набирає більшу кількість балів, потребує делегування насамперед. Її необхідно делегувати незалежно від ваших сумнівів, наскільки співробітники будуть ефективними у її виконанні та наскільки ви та ваші клієнти звикли до вашої участі у здійсненні цього завдання. Всі ці питання можна вирішити. Співробітників можна навчити працювати з клієнтами, а самих клієнтів можна попередити про зміну людини, яка контактуватиме з ними.
Використовуючи таку оцінку пріоритетності, ми делегуємо завдання невипадково, а продумано і обгрунтовано. Вам потрібно, щоб зона відповідальності, яка набрала найбільшу кількість балів, була делегована. Подальші дії вирішуються за допомогою чіткої постановки мети та її поділу на прості етапи під час проведення коучингу.
Використовуйте цю формулу для визначення потреби у делегуванні для всіх зон відповідальності – це гарантовано підвищить продуктивність вашої роботи. Витрачайте свій ресурс часу ефективно! Саме так ви швидше досягнете ваших глобальних цілей.